Miért vallanak kudarcot az időgazdálkodási tippek?
Az idő nyomása mindenki számára ismerős. Legtöbben állandó időhiánnyal küzdenek, folyamatosan úgy érzik, hogy soha nem érnek a tennivalóik végére. Emiatt állandó stressz munkál bennük és reménytelennek érzik, hogy valaha is utolérjék magukat. Ilyen érzések között egyenesen lehetetlen elvárásnak tekintik, hogy önmagukra is gondoljanak, pedig éppen a magunkra fordított minőségi idő az, ami produktívabbá tesz és felvértez a mindennapi kihívások ellen. Hogyan teremtheted meg az életedben azt a ritmust, aminek a segítségével ki tudod magad menteni a mókuskerékből?
Számomra mindig is fontos volt a hatékonyság, vagyis, hogy ezernyi teendőmet a lehető legrövidebb idő alatt végezzem el. Egy korábbi bejegyzésben Itt olvashatod már írtam róla, hogyan változtak a célkitűzési szokásaim. A céllisták elemezgetése és az egyes tételek pipálgatása vagy átütemezése közben jöttem rá, hogy nem feltétlenül a hatékonyság az, ami hozzásegít a vágyaim megvalósításához, hanem inkább az, hogy a megfelelő dolgokat csinálom-e, vagyis eredményes vagyok-e?
Hatékonyság kontra eredményesség
Hiába pörgök ezerrel a nap folyamán egyik dolgot elvégezve a másik után, egyáltalán nem biztos, hogy a nagy egész szempontjából számít-e egyáltalán mindaz, amit csinálok, amivel kimerítem magam. Hatékony vagyok ugyan, mert mindenféle praktikákat vetek be annak érdekében, hogy minden feladatomat gyorsan végezzem el, de közben lehet, hogy amivel egész nap foglalkoztam, nem igazán visz közelebb azokhoz a céljaimhoz, amik igazán számítanak az életemben.
Ezen aztán lehet tépelődni, mert legtöbbször természetesen hatékonynak és eredményesnek is kellene lennünk – legalábbis ezt várjuk el önmagunktól. Csakhogy a kettő együtt általában nem megy. A hatékonyság elvárása, vagyis amikor a lehető legtöbb feladatot akarjuk elvégezni a lehető legrövidebb idő alatt, nagyon nagy prés alá helyez bennünket. Ilyenkor szoktunk kapkodni és egy idő után úgy érezni, hogy megfulladunk, az igazán fontos dolgokban mégsem jutunk előre.
Amikor viszont elsősorban eredményesek akarunk lenni, vagyis a rendelkezésünkre álló idő alatt a megfelelő dolgokat szeretnénk elvégezni, kevésbé lehetünk hatékonyak. Ilyenkor az szokott a bajunk lenni, hogy túl lassan haladunk.
Mi lehet hát a megoldás?
Arra jöttem rá, hogy meg kell tanulni különbséget tenni a tennivalóink között olyan szempontból, hogy az hatékonyságot vagy eredményességet igényel-e? Van munkánk, magán-, és közösségi életünk is, és mindegyik területen feladatok sokasága vár ránk. Nem csak a munkahelyen teljesítünk határidőkre, hanem otthon is.
A határidőnaplók és számítógépes alkalmazások tucatjai állnak rendelkezésünkre ezen feladatok listázására, mégis sokan vannak, akik nem használják ezeket. Pedig az első lépés az idő nyomása alóli szabadulásnak az, hogy kiürítjük az agyunkat azáltal, hogy listázzuk a teendőinket. Amikor papírra vetjük, határidőnaplóba vagy valamilyen alkalmazásba jegyezzük a feladatainkat, azt biztosítjuk, hogy nem kell mindent a fejünkben tartani, és rendszeresen emlékeztetni magunkat, hogy valamit el ne felejtsünk. De ez még nem minden. Legtöbben úgy élik a napjaikat, hogy miközben éppen valamit csinálnak, folyamatosan azon rágódnak, hogy mi vár még rájuk aznap, holnap vagy a jövő héten és így tovább. Ezzel aztán olyan belső feszültséget teremtenek, ami garantálja a „mókuskerékben vagyok” érzést. Ha minden fontos dolog rögzítve van a megfelelő helyen, egyszerűen nem kell parázni azon, hogy mi mindent kell még elvégezni és mikorra. Lehet arra koncentrálni, amit éppen csinálunk, ezáltal az időérzékelésünk is egészen más lesz. Kikerülünk a présből.
Miután rendelkezünk egy teendőlistával, kénytelenek vagyunk tudatosan foglalkozni vele. Hagyományosan időgazdálkodásnak nevezzük, amikor kitűzzük a határidőket és eldöntjük, hogy mivel mikor foglalkozunk. Sajnos legtöbben azt várják az időgazdálkodási tanácsoktól, tippektől, hogy azt tanítsák meg, miként lehet még többet elvégezni, milyen módon lehet még több tennivalót belesűríteni a már egyébként is zsúfolt napokba. De könyörgöm! Nem arra vágyik mindenki, hogy kikerüljön ebből? Ha még több feladatot akarsz, még nagyobb lesz a nyomás! Mitől várod akkor, hogy jobban érezd magad?
Arra van inkább szükség, hogy megtanuld az idő kezelését. Mindenkinek 24 órából áll egy nap, és nem akarok ünneprontó lenni, de mindenki folyamatosan halad az élete vége felé. Az idő múlása akaratunktól független, az idő tőlünk hatalmasabb erő, amit meg kell tanulnunk tisztelni, és meg kell tanulnunk kezelni.
Az idő tisztelete
Mit jelent ez? Az idő tisztelete számomra azt jelenti, hogy – bármennyire is nehéz néha – igyekszem a jelenben élni. A múlton való rágódás és a jövőtől való félelem a két legpusztítóbb dolog, ami megakadályozza az élet élvezetét. Az időérzékelésünk mindig változik. Amikor jó dolgok történnek velünk, elrepülnek az órák, amikor kellemetlen ügyeket intézünk, vánszorognak a percek.
Magunkat kell irányítanunk, ha függetleníteni akarjuk magunkat a folyamatosan változó időérzékelésünktől. A jelenben élni azt jelenti, hogy minden percet megélünk a maga teljességében és a jelent meghatározó dolgokat teszünk. Ha egy időben mindig csak egy dolgot csinálunk, elég intenzíven élhetjük át azt, ezáltal érezhetjük, hogy valóban élünk.
Az idő kezelése
Az idő kezelése azt jelenti, hogy nem pazaroljuk, hanem kihasználjuk! Jól mondta Benjamin Franklin:
„Ha szeretitek az életet, úgy ne pazaroljátok az időt, mert ez az az anyag, amelyből az élet készül.”
Félreérted, ha úgy hiszed, akkor nem pazarolod az időt, ha minden napodat zsúfolásig töltesz határidőkkel és megoldandó hasznosságokkal. Az idő visszafordíthatatlanul telik, megállás nélkül menetelsz előre … hová is? A túl sok munkába, a hajszába, az állandó elégedetlenségbe? Úgy érzem, akkor nem pazarolom az időt, ha a számomra valóban fontos dolgokkal töltöm.
Életünk folyamán nem egyformán fontosak a dolgok. Más kerül a fókuszunkba, amikor fiatalok vagyunk, más a családalapítás után és érettebb korunkban is. Nem mindennek egyszerre jön el az ideje, és van, aminek a lehetősége egyszer és mindenkorra elszáll, ha nem élünk időben vele. Hiábavalóság azzal hitegetni magunkat, hogy minden fronton képesek vagyunk egy időben egyformán helytállni és nem igaz, hogy soha nincs késő.
Akkor nem pazaroljuk az időt, ha azt a saját érdekeinknek szenteljük. Ha tudjuk, hogy azzal töltjük az óráinkat, napjainkat, ami számunkra fontos. A munka, a család, a barátok és saját magunk az életünkben és a mindennapok során nem egyformán és nem egyszerre fontosak.
Mi alapján és hogyan határozzuk meg, hogy mikor mivel foglalkozzunk?
Nem elég, hogy létrehozzuk a listáinkat annak érdekében, hogy tehermentesítsük az agyunkat. Meg is kell tudnunk határozni, hogy mit kell róluk ténylegesen elvégezni, Mert a listákról jó sok dolog a nélkül kihúzható, hogy a legcsekélyebb mértékben is foglalkozni kelljen velük.
Ahhoz, hogy arra szakítsunk időt, ami fontos a számunkra, önismeret is szükséges. Sokan vannak ugyanis, akik úgy érzik jól, attól érzik fontosnak magukat, ha folyton a mókuskereket tapossák. És mókuskerék nem csak a munka lehet. Az állandó élménykeresés, a mindenütt ott lenni érzése, az örökös jól informáltság fenntartása, a maximalizmusra törekvés is fokozza a kimerültséget.
Az a fontos, ami közelebb visz az álmainkhoz, vágyainkhoz, céljainkhoz. Az a fontos, ami a valódi jóllétünkhöz szükséges. Van, amikor az a fontos, hogy a gyerekünkkel legyünk, van, amikor a munkára kell koncentrálnunk és van, amikor a házimunka a legfontosabb. Közben azonban ne felejtsd el, hogy a pihenés, az elegendő alvás, a szabadidő is fontos. Legalábbis ha egy élvezhető, kiegyensúlyozott, tartalmas élet a vágyad, akkor feltétlenül. Egy kis szervezéssel, előrelátással mindezt jól ritmusba lehet hozni.
Az állandó időhiányon sokat segít a nemet mondás. Itt először általában a másoknak való nemet mondásra gondolnak. Nem csak mások elvárásaira, igényeire, hanem a saját belső késztetéseinkre is nemet kell tudnunk mondani. A külső és belső határok felismerése és betartása rendkívül sokat nyom a latban, amikor az életminőségünkről van szó.
A fontos dolgoktól mindig különböztesd meg a sürgős dolgokat. Nagyon ritka az a helyzet, amikor a fontos dolgok sürgősek is. Általában a sürgős dolgok azok a többnyire piszlicsáré tennivalók, amik kellenek ugyan ahhoz, hogy a hétköznapok gördülékenyen menjenek, de a valós jóllétünkhöz vajmi keveset adnak hozzá. A sürgős dolgok is kordában tarthatók, így persze egyből nem lesznek sürgősek, csak átlagos prioritásúak. Máris lélegzethez jutsz. Sokan viszont inkább addig-addig töltik a napjaikat a sürgős dolgok intézésével, míg végül a fontos dolgok is a körmükre égnek. Mindig előzd meg a fontos dolgok sürgőssé válását!
A listázás után azt is el kell dönteni, hogy mikor aktuális az adott feladat elvégzése? Ne határidők szorításában éld az életed! Vannak az életünkben időpontok, amik „kőbe vannak vésve”. Ilyenek a találkozók, megbeszélések, valóban dátumhoz kötődő tevékenységek, de sok feladatunk időtartamokba szervezhető. Életünk jelentős része rutinokból áll, egy kis odafigyeléssel könnyen megállapítható, hogy az egyes feladatoknak mennyi az időigénye.
Itt három dolog segít annak érdekében, hogy ne érezd az időprést:
- Minél kevesebb konkrét határidőt állapíts meg.
- Az egyes feladatokra akkora időtartamot határozz meg, amekkora valóban szükséges rájuk és ehhez tartsd is magad.
- Rendszeresen iktass be váratlan helyzetekre is némi időt.
A váratlan helyzeteken nem kell kiborulni. Ha betervezted ezt is, megoldod úgy, hogy nem okoz különösebb gondot. Amikor pedig nem történik ilyen, a rá szánt időt szabadon felhasználhatod. Légyszíves ilyenkor töltődj, pihenj, szórakozz! Csinálj olyasmit, amiért egyébként lelkiismeret furdalásod lenne (munka helyett internetezés, hosszabb kávészünet, vasalás helyett tévézés és társai).
Gyakran kiderül, hogy jó néhány feladatot más is nyugodtan elvégezhet helyettünk. Ezt általában éppen az teszi lehetetlenné, hogy mi magunk nem akarjuk. Ennek egyrészt az lehet az oka, hogy valamilyen belső indíttatásból szükségünk van arra, hogy az adott feladatot mi végezzük. Én például annak ellenére, hogy az én időm drágább, mint a fizetett segítség lenne, a lakástakarítást magam végzem, mert szeretem a házunkat, szeretem a dolgainkat és úgy érzem, a hálámat fejezem ki értük azzal, hogy én tartom rendben, másrészt takarítás közben rengeteg ötletem, problémamegoldásom született már meg.
Ennek önpusztító formája, amikor önigazolásként végzel mindent saját magad. A háztartásbeliként otthon lévő feleségek „betegsége” például, hogy extrém módon kiszolgálnak férjet, gyerekeket azzal, hogy úgymond ők nem keresnek pénzt, eltartják őket. Ennek aztán az a következménye, hogy háromféle ebédet is képesek készíteni egy nap, kinek-kinek ízlése szerint, vagy természetesnek veszi minden családtag, hogy a szennyesét úgy kell összevadászni, vagy bevásárolni, bankba, postára csak a feleség megy és hasonlók.
A másik ok, amiért nehezen delegálunk, az lehet, hogy úgy véljük, más nem végzi el olyan jól az adott munkát, mint mi. Ez – eleinte legalábbis – valószínűleg így van. Azonban mi sem úgy kezdtük, hogy tökéletesen csináltuk. Ha bevonunk mást is a feladatvégzésbe, időt kell neki hagyni, amíg kellő gyakorlatot szerez, megfelelő minőségű munkát végez. Törvényszerű, és mindig emlegetem, hogy a dolgok általában nehezek, mielőtt könnyűvé válnak. Hosszú távon azonban jobban járunk, ha a pillanatnyi érzéseink helyett stratégiában gondolkodunk és az értékeink, céljaink alapján cselekszünk.
Mit ne csinálj?
Amikor az időgazdálkodásról van szó, mindig előtérbe kerül az, hogy mit ne csináljunk. A legtöbbször az is a tanácsok része, hogy ne tévézzünk, ne lógjunk a neten, ne telefonálgassunk, ne beszélgessünk céltalanul az ismerősökkel.
Természetesen nem jó, ha túlzásba visszük mindezt, de előfordul, hogy az adott helyzetben éppen ezek a legfontosabbak a jóllétünkhöz, mert hozzájárulnak a pihenésünkhöz, a kapcsolataink minőségének javulásához, az életünkkel való elégedettség érzéséhez.
Én egész nap írok és olvasok, és noha nem ülök naponta órákig a tévé előtt, bizony van olyan film, amit századjára is megnézek. Közben jól kimosom az agyam. És örülök, amikor olyan ismerőssel találkozom, akivel ezer éve nem, és bizony lelkifurdalás nélkül rászánok akár fél órát is, hogy elbeszélgessünk, mi minden történt velünk. Nem hiszem, hogy még a kikapcsolódásunknak is mindig valami magasztosnak kellene lennie, mint amilyen például séta a közeli parkban, hegymászás, játék a kisállatunkkal, gyertyafényes vacsora a párunkkal és hasonlók. Nem szégyenlem bevallani, hogy időnként pont arra van szükségem, hogy egyedül prunnyadjak, és a világon semmi értelme ne legyen annak, amit csinálok.
Azt gondolom, hogy úgy tisztelem az időt és úgy nem pazarolom, ha néha csupa haszontalansággal töltöm. Az a tapasztalatom, hogy ha nem csak a hatékonyságra törekszem, hanem inkább az eredményességre, akkor ezt lelkiismeret-furdalás nélkül meg is tehetem. Nem piszkál ugyanis a kisördög, hogy mi minden nincs elvégezve, miközben lopom a napot, és istentelenkedem. A lényeggel ugyanis pont úgy haladok, ahogyan kell.
Vagyis, ha enyhíteni akarsz az idő nyomásán
- tehermentesítsd az agyad egy jó határidőnaplóval, például a Special Plannerrel,
- szervezd meg az életed,
- ne sok dolgot végezz el, hanem a megfelelő dolgokat tedd meg,
- a jelenedet meghatározó dolgokkal foglalkozz,
- ne pazarold az időt, vagyis azzal töltsd, ami számodra fontos,
- gondold meg, mint ne csinálj.
Hozzászólásodban írd meg, te hogyan tartod kézben az időt?