Az elefántot falatonként… 2. rész

Benne járunk a második negyedévben, és már látszik, hogy mi az, amivel máris el vagyunk csúszva. Az előző bejegyzésben arról írtam, hogy jónak találom a negyedéves áttekintéseket annak érdekében, hogy irányban maradjunk a céljaink felé – főleg akkor, ha látjuk, hogy a terveinkhez, álmainkhoz képest már most le vagyunk kissé maradva. Azt ígértem, megmutatom, én hogyan szoktam csinálni a negyedévi prioritások kijelölését.

Először is előveszem az éves terveim listáját és a határidőnaplómat. Az éves terveket egy nagy asztali könyöklőblokkra szoktam elkészíteni, mert így valamennyi életterületet együtt látom. Ezt a lapot aztán le szoktam tépni a könyöklőről és összehajtva az asztali mappámba teszem.

Határidőnaplóként természetesen Special Plannert használok, az idén piros Clipbookba tettem (a tavalyi aqua színű volt). Mindig van jelentősége a színnek, az idén sok erőre, kitartásra és dinamizmusra van szükségem, ehhez pont a piros passzol.

Mennyire emésztettem meg az előző falatokat?

A Special Plannerben vannak külön oldalak a havi célkitűzésekhez és ezek kiértékeléséhez. Minden hónap első napjaiban kitöltöm ezeket az oldalakat. Ilyenkor, az új negyedév elején átnézem ezeket a lapokat és látom, hogy a negyedév alatt

  • a tervekhez képest mit sikerült és mit nem sikerült megvalósítanom
  • mindezt miért: pozitívumok, negatívumok és tanulságok
  • milyen átütemezéseket tettem és mikorra
  • milyen új ötleteim, inspirációim támadtak
  • milyen volt a közérzetem ez alatt az idő alatt

Most, három hónap távlatában már látok olyan összefüggéseket, törvényszerűségeket, ok-okozatokat, amik egy-egy hónap értékelésekor még esetleg nem voltak nyilvánvalók.

Pipálom és kihúzom az asztali könyöklőlapon listázott azon tételeket, amelyekkel megvagyok. Ez nagyon tuti része a dolognak.

Az újabb elefánt becserkészése

Most ismét veszem a határidőnaplót, és egyelőre egy sima papírra piszkozat gyanánt sorban kiírom belőle a következő negyedévre már bejegyzett eseményeket, programokat. A Special Plannerben minden napnál van rubrika megjelölni a névnapokat, születésnapokat, évfordulókat. Ezt januárban már kitöltöttem egész évre.

Nekem a következő negyedévre egyelőre biztos két fontos, egész napos hivatali teendő, néhány névnap és születésnap, babalátogatás, ebédvendégség, a csemetéim ballagása, szülői munkaközösségi tennivalók, anyák napja, gyermeknap, apák napja, két utazás, a fiamnak egy tábor, és a saját születésnapom. Ezek mindegyike valamilyen szervezést, tennivalót igényel.

A következő lépésként az éves tervek és az elmúlt negyedév értékelése, átütemezései alapján átgondolom, hogy mik azok a projektek, amikkel a következő negyedévben foglalkozni fogok:

  • Mi maradt el? Lehet, hogy azért maradt el, mert nem is olyan fontos? Meg kell a következő negyedévben csinálni, vagy későbbre is halasztható? Nekem az első negyedévre tervezett, de elmaradt nagyobb lélegzetvételű dolog az ablakok megtisztítása volt. Az időjárás igazán nem kedvezett ennek a munkának, de áprilisban mindenképpen pótolni szeretném.
  • Mi maradt félbe? Mik az áthúzódó projektek, amikkel mindenképpen számolni kell? Nem lett kész egy munkám, mert tovább tartott, mint gondoltam. Csúszásban vagyok vele, ami nagyjából borítja az egész áprilist, mert mindenképpen be kell fejeznem.
  • Mik az új projekttervek életterületenként? Mint azt az előző bejegyzésben írtam, több területen is inkább a tudatos odafigyelés a fontos, nem igényel több időt, mint egyébként. A személyes, egészség, önképzés és pénzügyek életterületeken csak a már rögzült rutint fogom most fókuszban tartani.

A legfontosabb kérdések:

  • Mivel és hogyan fogok közelebb kerülni a vágyott eredményhez?
  • Mit kell ezért tennem, vagy éppen abbahagynom?
  • Milyen előrelépési lehetőségek vannak? 
  • Hogyan tudom élvezetessé tenni a feladataimat?

A negyedévre tervezett új projekteket egyelőre címszavakban jegyzem fel a piszkozatpapíromra.

Az elefánt elejtése

Most előveszek egy havi tervező naptárt, ami nekem egy majdnem A/3-as méretű spirálfüzet formátumú. Számomra itt is fontos, hogy egyben lássam az adott hónapot. A fotón láthatod, hogy ezen csak a napok rubrikái vannak feltüntetve, és minden oldal párja üres, ide szabadon írhatok.

Az elefántvadászat fegyverei: piszkozat papír, nagyméretű havi tervező és a Special Planner. Na és színek és matricák

Először bejelölöm azokat a napokat, amikor nem fogok dolgozni. Vagy azért, mert pihenőnapnak szánom, vagy azért, mert házon kívül leszek. Én az íróasztalnál dolgozom. A munkám tetemes része itt készül, még akkor is, ha egyes részfeladatokhoz ki kell mozdulnom. Bejelölöm hát azokat a napokat, félnapokat, amikor nem tudok leülni a gép elé, még akkor is, ha valami olyasmiért vagyok távol, ami a munkámmal kapcsolatos. Például megbeszélés, képzés vagy egyéb elintéznivaló miatt. Nálam nincs hétköznap és hétvége, vagy ünnepnap. Van, amikor hétköznap nem dolgozom, viszont sokszor hétvégén, ünnepnap is egész nap írok, vagy a weboldalt szerkesztgetem, képeket válogatok, a feljegyzéseimet szortírozom, ötleteket gondolok tovább, egyebek.

Amikor a negyedév mindhárom hónapjában látom a már ekkor kieső napokat, látom azt is, hogy nagyjából mennyi idővel számolhatok a teendőimhez.

Veszem a piszkozatlapokat, és megnézem, hogy mit kell feltétlenül nekem elintézni? Vannak a listán olyan teendők, amelyeket a férjem, vagy akár a gyerekek is örömmel átvállalnak. Vagy kevésbé örömmel, de némi morgás mellett azért megcsinálják. Ezután megvizsgálom, hogy  a személyesen intézendők közül melyik tennivalókat lehet összevonni? Mit lehet egy helyen, vagy egyszerre elintézni? Például egy képzés miatt mennem kell Budapestre, akkor egyúttal be tudom szerezni azokat az ajándékokat, amikkel szeretném meglepni az ünnepeltjeimet. Nem baj, ha jóval előbb megvannak és a szekrényben várnak a sorukra.

Mit kell intéznem például a ballagással kapcsolatban? Mit kell vásárolni, a vendéglátásra mit kell leszervezni? Tudom, hogy még csak április van, a ballagás meg június közepén lesz, de az biztos, hogy lesz. Szülői munkaközösségi tagként pluszfeladatok is érintenek, amik időigényesek. Nem akarok az utolsó pillanatban kapkodni, és főleg nem akarom az egészet a fejemben tartani. Amit tudok, azzal már most számolok: beírom a naptárba.

Az ilyen jellegű tervezés és előrelátás egyébként nem sok időt visz el. Többnyire rutinokról van szó. Ami rázósabb, az a komolyabb projektek ütemezése.

Megvannak tehát a kieső napok, és praktikusan tömbösítettem az egyes fontos, de kisebb lélegzetvételű, már most is látható feladatokat. És itt lehet, hogy meglepődsz, mert látod, hogy fogynak a napok, de még mindig nincs szó arról, hogy mikor van időm arra, amiben igazán előbbre akarok jutni.

Az biztos, hogy a hatékonyság-guruk forgatják a szemüket, mert nem csak a munkára, a vállalkozásomra koncentráltam. Sőt, az látszólag még szóba se jött. Szerintem a legtöbb hatékonyság-guru mögött viszont ott van egy nő, aki az életnek pont azokat az apró, de igenis fontos dolgait menedzseli, amikről nekik fogalmuk sincs.

Amiket az előzőekben vázoltam: a gyerekek iskolai programjaival kapcsolatos ezer szál kézben tartása, az évfordulók, ünnepnapok számontartása, egy-egy apró ajándék beszerzése, az utasbiztosítás elintézése, a ballagási vacsora menüsorának összeállítása, a családtagok vállalásainak összeszervezése többnyire a nők olyan rendszeres feladatai, amiknek végső soron nincs olyan látszatja, amiért manapság a siker-érdemrendet osztogatják. 

Azonban még a hatékonyság-guruk is azt hangsúlyozzák, hogy a kapcsolatok a legfontosabbak. Nos, hát akkor nincs azzal semmi baj, ha már előre tudod, hogy milyen jeles események várhatók a neked fontos emberek életében, és készülsz rá.

Ha szabott munkaidőben dolgozol, akkor is jó, ha van egy ilyen forgatókönyved. Egyszerűen nem kell mindent fejben tartanod, és nyugodt lehetsz, hogy biztosan nem felejtesz el semmi fontosat. Persze, ahogy telik az idő, bejön még egy-két dolog, aminek helyet kell adnod. Vagy nem. Mert már most egészen pontosan látod, hogy nem fog menni, nem is akarsz több vállalást, és könnyebben mondasz nemet.

Az elefánt rágós részei előkészítése

Vissza a fő projektekhez. Ezek persze általában a munkával, hivatással, karrierrel kapcsolatosak. Nekem maradt egy befejezetlen munkám, ami prioritást kap. Amíg ezzel nem leszek kész, nem léphetek tovább. Persze, párhuzamosan vannak kisebb teendők is, amikkel haladni kell. Én most arra koncentrálok, hogy befejezzem, amit időre nem tudtam. Ezután lesz néhány napom, amikor más munkájára várok. Ebben a néhány napban fogom elvégezni a másodlagos teendőket, és itt fogom bepótolni az ablaktisztítást is.

Az új projektek tervezéséhez ismét a Special Plannerhez fordulok. Vannak projekttervező lapjai, amelyek a következő kérdéseken visznek végig:

  • A projekt megnevezése
  • Célja: mit akarok vele elérni?
  • Miért akarom? Ez fontos, mert segít tisztázni, hogy tényleg akarom, vagy kell-e az időmet és az energiámat a dologra összpontosítanom.
  • Felülmúlja a várakozásomat, ha…
  • Elégedett leszek, ha… Ezek a kérdések azért jók, mert egy idő után hajlamosak vagyunk lekicsinyelni a teljesítményünket, így viszont igazságosabbak lehetünk magunkkal.
  • Elégedetlen leszek, ha…
  • Feladataim a céllal kapcsolatban
  • Eszköz- és költségigény
  • Megvalósítás kezdete
  • Befejezés határideje
  • Értékelés, tanulságok

Itt még nincsenek lépésekre bontva a teendők, mert azt ezután, elmetérképen szoktam elkészíteni: a feladatokat tovább szeletelem részekre, kisebb falatokra. A nehézségeket is beveszem az elmetérképbe: például nem szeretem az adott dolgot csinálni, vagy mástól függ is az előrehaladás, esetleg nem vagyok elég jó az adott dolog megvalósításában. Az egyes ágakból továbbírom a megoldási lehetőségeket is, illetve mindent, amire figyelnem kell, vagy bármit, ami kapcsolódik hozzá: egy ötlet, egy kérdés, új felvetés, továbblépési lehetőség. Mindezt főleg címszavakban, nem túl részletesen, hiszen a megvalósítási folyamat közben sok minden módosulhat. Főleg azt szolgálja ez is, hogy semmit ne kelljen fejben tartani, de ne is felejtsem el, és valamiféle irányt mutasson, amitől ha kell, rugalmasan el lehessen térni. Azért szeretem az elmetérképet, mert egyben látszik minden, és szabadon bővíthető, módosítható, színezhetem, matricázhatom. Minden projekten külön-külön így megyek végig.

A havi nézetű naptárban látom, hogy melyek azok a napjaim, amikor zavartalanul dolgozhatom. Ez az elmélyülést igénylő munkák ideje. A rubrikák mellett van egy sáv, ahová egy-két szóban minden héthez felírom az aktuális legnagyobb prioritású dolog egy-egy logikusan következő részfeladatát. A héten belül az egyes napokra legfeljebb három jelentősebb dolgot tervezek. Az áprilist fixálhattam, de a negyedév későbbi hónapjai oldalára a fő projekteket és a részfeladatok ütemezését egyelőre csak ceruzával írtam be. Lehet, hogy valami közbejön, vagy más kap prioritást. Nekem most több egymásra épülő tervem is van, de vannak olyan projektjeim is, amelyeknek az elmetérképei szépen várják egy mappában, hogy elővegyem őket. Nem izgulok miattuk, mert tudom, hogy a kellő időben sor fog kerülni rájuk – még ha egy kis módosítással is. Ha pedig nem? Nos, akkor a lányom szavait idézve: „Ezt dobta a gép.” Biztos oka van, hogy még nem kapott prioritást az életemben. Legtöbbször ez olyasmi, amit nem is akarok igazán.

A negyedéves tervezés időigénye nálam 2-3 óra, amiben már az 1-2 elmetérkép részletes kidolgozása is benne van.

Még annyi, hogy a havi nézetű spirálos naptár sima lapjára az adott hónap jegyzete kerül életterületenkénti bontásban. Ez is csak vázlat, egy-egy szóval jelzi azt, hogy mire kell figyelnem. Ez a naptár nyitva van az asztalomon, naponta rátekintek, de csak azért, hogy fókuszban maradjak. Egyébként a péntek délutáni heti tervezésnél szoktam elővenni a projektek elmetérképeivel együtt, hogy lássam a soron következő legfontosabbakat, ami alapján a Special Planner következő heti nézetébe minden naphoz bekerülnek a konkrét teendők. Aztán persze nekem is borulnak napjaim, ilyen “előgondoskodás” után mégis könnyű visszatalálni a vágyaim útjára.

Ennyi.

Falatozás

Az eredmény: Fókuszáltság, kapkodás nélkül. Haladás a legfontosabb dolgokban. Rugalmasság, ha szükséges. Annak tudata, hogy ura vagyok az életemnek.

Neked van tervezési rendszered? Te milyen módszert alkalmazol? Írd meg hozzászólásodban!

Főcím fotó: Tobin Rogers/Unsplash

32 Shares

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.